Digitaliza toda tu documentación y súbela a la “nube” para tenerla siempre a mano

En este AdrianTip aprenderás a digitalizar fácilmente toda tu documentación de manera gratuita, cómo organizarla de manera eficiente, el por qué hacerlo y todas las ventajas asociadas a esta decisión.

Una de las cosas que siempre hice desde temprana edad, fue organizar mi documentación personal para tenerla siempre a mano. En mi infancia no había computadoras personales ni Internet, pero me las ingeniaba para sacar fotocopias de todo a lo que consideraba “documentación importante” y luego guardarla prolijamente en una carpeta. Por documentación importante me refiero a Documento Nacional de Identidad, Pasaporte y Visas, Licencia de Conducir y Diplomas, entre otros. Y hacía lo propio no sólo con mi documentación sino también con la de mis familiares, a modo de tener todo bien cubierto.

De este modo, cada vez que tenía que hacer un trámite de cualquier tipo, llevaba mi carpeta de fotocopias (más algún documento original puntual que fuera requerido) y estaba 100% preparado para contestar cualquier tipo de pregunta (de esas típicas que te suelen hacer cuando haces cualquier gestión, como por ejemplo, “Documento y fecha de nacimiento de tus padres”, “organismo que te otorgó el pasaporte”, “fecha de expedición de la visa”, etc.). Y si por A, B o C, me solicitaban la fotocopia de algo, la podía entregar en el momento y ganar muchísimo tiempo (y luego reponía dicha fotocopia para tener nuevamente mi juego completo).

Con los grandes avances tecnológicos como la DIGITALIZACION, esto se simplificó muchísimo. Y lo que en su momento fue una fotocopia en blanco y negro, pasó a ser “algo escaneado en color” que podía guardarse como un archivo digital (originalmente en un floppy disk, luego en diskette 3.5″, posteriormente en pen drive y actualmente en “LA NUBE”).

Y es acá donde va mi simple consejo que hace honor al título de este TIP: Digitaliza TODA tu DOCUMENTACION y súbela a la “NUBE” para tenerla SIEMPRE a mano.

Al mejor estilo receta de cocina, los materiales necesarios son:

  1. Documentación a digitalizar (propia y de familiares) más,
  2. Una computadora y,
  3. Un escáner o,
  4. Una cámara de fotos digital o,
  5. Un teléfono con cámara de fotos o,
  6. Una webcam y
  7. Una cuenta personal segura “en la NUBE”

Vayamos analizando esto un poco más:

  • Por “Documentación a Digitalizar” hago referencia a TODO lo que se te ocurra que pueda serte solicitado tarde o temprano a la hora de hacer un trámite de cualquier tipo. Por ejemplo: DNI (todas las páginas), Pasaporte (todas las páginas que tengan información), VISA (de los países que tengas), Licencia de Conducir (ambos lados), Cédula Verde, Cédula Azul, Tarjeta del Seguro del Auto, Constancia de CUIL, Partida de Nacimiento, Título Automotor, Libreta de Casamiento, Diploma o Título Universitario (o cualquier tipo de acreditación sobre los estudios realizados), Título de Propiedad Inmobiliario (o escritura del lugar donde vives), algún ejemplar de cada impuesto o servicio que tengas (desde ABL, Cable e Internet entre otros), Análisis Clínicos, etc. Y hacer exactamente lo mismo, con la documentación más relevante de tu familia (desde padres, hermanos, mujer, hijos). Por ejemplo, el pedido de un préstamo hipotecario o personal, o la contratación de un seguro de vida, o el aplicar a una Maestría, requiere de completar largos y complejos formularios en donde se nos pide mucha de la información mencionada más arriba.
  • La computadora es necesaria para alojar, al menos momentáneamente, la información digitalizada.
  • Para digitalizar la información, nos podemos valer de varios métodos. Tal vez el más preciso, aunque no el más cómodo ni accesible, es el escáner (o scanner). El mismo cada vez está presente como opción de serie en impresoras y equipos multifunción (y cada vez más hogares, tienen scanners-a pesar de que varios no tienen la menor idea de cómo utilizarlos-). También podemos digitalizar documentación a través de cualquier tipo de cámara (ya sea una cámara fotográfica digital o la que ya tienen la mayoría de los teléfonos, o incluso la que existe en muchas notebooks, iPads, etc.). Es decir, tal vez no seamos conscientes de que actualmente en un hogar promedio, puede haber varios dispositivos que permitan la digitalización de documentos (a diferencia de la “época analógica”, en donde para duplicar un documento, sólo se lo podía hacer a través de una fotocopiadora, y, por cierto, ningún hogar tenía una fotocopiadora en su casa, y para fotocopiar, nos teníamos que desplazar y pagar bastante por cada página).
  • Y por cuenta personal segura en la NUBE, estoy hablando de servicios como DROPBOX que nos permite tener almacenamiento gratuito de 2 gigas en un “disco virtual” (es decir, en un lugar que no está físicamente al alcance de nuestra vista como podría ser nuestra computadora, un pen drive o disco externo) y que hoy suele denominarse como “la nube”. La capacidad inicial de 2 gigas puede incrementarse de manera gratuita y fácilmente por medio de recomendaciones de Dropbox a amigos o conocidos que abran cuenta via el link personalizado que uno les envíe previamente.

Dropbox Referral Links.png

  • Además de Dropbox, actualmente hay infinidad de servicios como iCloud Drive, Google Drive, etc. que proveen el mismo servicio en diferentes modalidades (gratis, suscripción, encriptados, etc.) y que depende de cada uno de nosotros cuál utilizar. De hecho, en mi caso además de Dropbox, utilizo también los dos mencionados aquí.
  • Y otro tip que me funcionó muy bien, es mandarme mails con los documentos adjuntos a mi propia cuenta de Gmail, y una vez en ella, guardarlos en una carpeta llamada “Documentación Escaneada”.

De este modo, ya tenemos todo listo para poner manos a la obra. Y los 3 pasos a seguir, serían los siguientes:

  1. Agarro un documento “físico”, por ejemplo, nuestro registro de conducir y lo “digitalizamos” de ambos lados (ya sea con scanner, cámara de fotos digital, o la cámara de la computadora, o la del teléfono, o la del iPad, o la del iPhone). Para que no queden dudas: Digitalizar con una cámara de fotos, significa simplemente “sacarle una foto” a dicho documento (y esa foto, automáticamente es nuestro archivo digital, o digitalización del documento en cuestión). Demasiado simple, no?
  2. Luego envío o transfiero dicho archivo a la computadora y, muy importante, lo “nombro”. Por ejemplo: “2014-05-27 Registro de Conducir.jpg”. Nótese que empecé por una fecha y luego una descripción y en donde la fecha, es el AÑO/MES/DIA en el que vence mi registro. Este es un excelente tip para que los documentos digitalizados que tengan fecha de vencimiento (como las licencias de conducir, pasaportes, visas, etc.) queden ordenados en función de sus vencimientos y sea muy fácil tener presente dichas fechas para evitar que se nos venzan y llevarnos alguna fea sorpresa (desde una multa, hasta quedarnos “varados” en migraciones de cualquier aeropuerto). El formato del archivo si puede ser en JPG será mejor (ya que ocupa menos lugar y tiene muy buena calidad).
  3. Una vez ya “nombrado” o “rotulado”, lo subo a una carpeta de mi cuenta de DROPBOX. En mi caso “Documentación Escaneada AH” dentro de una subcarpeta “Documentación con Vencimiento”. Esto queda al criterio de cada uno, por ahí alguien prefiere meterlo en una carpeta o sub carpeta que diga “Documentación Automóvil” (y en donde además del registro, decida guardar la cédula verde, etc.).

Con esto, ya tenemos todo listo para disfrutar de las ventajas de la digitalización. Y cuando tengamos que completar un formulario o cuestionario sobre cualquier asunto, podremos conectarnos a nuestra cuenta de DROPBOX desde cualquier computadora, notebook, iPad, iPhone o dispositivo acorde y acceder instantáneamente a la información solicitada. Les aseguro que cuando están en una dependencia del Gobierno luego de 4 horas de espera y les preguntan un dato de esos que la mayoría de los mortales nunca tienen a mano (y, por ende, no pueden completar el trámite) y uno desde su celular a través de DROPBOX, iCLOUD DRIVE o GOOGLE DRIVE puede contestar cualquier cosa, la satisfacción y sensación de felicidad es insuperable. También esto aplica en el caso de que uno esté de viaje y pierda su documentación. El saber que uno tiene todo ya escaneado y disponible en la nube, ayuda a superar el mal momento.

Este TIP que puede parecer un tanto “básico” es realmente muy pero muy útil. Te puede sacar de varios apuros (y lo digo por experiencia propia). Hacedme caso y ponlo en práctica. Y, por si fuera poco, es de muy rápida implementación, lo puedes hacer tú sólo y todo este proceso es ABSOLUTAMENTE GRATIS!!

Debo admitir que soy una persona que cree que, en lo relacionado a subir documentación a la nube, la relación “Beneficio vs Riesgo” está inclinada más para el lado del beneficio, y es por eso que me animo a hacerlo. Sin embargo, si eres de aquellos que considera una locura hacerlo, mi TIP es que hagas el paso 1 (digitalizar) y 2 (rotular en la computadora) y en lugar de hacer el 3 (subirlo a la NUBE) guardes todos los archivos en un dispositivo externo o portátil (por ejemplo un pendrive, una tarjeta SD como las que se usan en varias cámaras de fotos, un iPad, Smartphone o un disco externo). Y cuando hagas un trámite lleves dicho dispositivo contigo y de este modo no hay riesgo de que nada ni nadie “robe” tu información.

Otra variación de este TIP es: digitaliza TODO lo que lleves en la billetera y guárdalo en algún lugar (por ejemplo un pendrive). De este modo, si te la roban, podrás ver rápida y fácilmente todo lo que tenías en ella (tarjetas de crédito, débito, documentos, obra social, tarjeta de fidelidad o descuento, etc.) y hacer las denuncias y trámites pertinentes sin dudar sobre el contenido de la misma.

Y por último, la pregunta obligada:  ¿Que estás esperando para digitalizar toda tu documentación?

 

Autor: Adrian Herzkovich

Senior Media, Sports & Entertainment Executive ⎮ Angel Investor ⎮ Singularity University Alumni

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