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DROPBOX: un disco en la NUBE para GUARDAR, COMPARTIR y SINCRONIZAR ARCHIVOS

Adrian Herzkovich — Tue, 07 Sep 2010 18:16:53 +0000

Cuando comencé con Adrian TIPS, ofrecí a varios conocidos expertos en Internet, que me pasaran temas para escribir, o que directamente escriban un TIP interesante para luego publicar en mi sitio. Uno de las primeras personas que se acercó bajo esta consigna fue Sebastián Ravbar, compañero de trabajo, quién me dijo algo así como: ¿Tenés pensado escribir algo sobre Dropbox? A lo que le contesté: ¿Drop qué? A lo que me respondió: Dropbox, una especie de disco virtual que está en la nube, y en el que podés subir archivos, dejarlos ahí y buscarlos cuando los necesites, desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet y que además sincroniza dichos archivos en el disco local de tu compu de manera muy sencilla y amigable. Y por si fuera poco, es gratis!”.

Como se imaginarán, su sencilla explicación para mí, en ese momento, fue complicada y esto se debe principalmente a que cuando uno no usa una herramienta o servicio, es muy difícil imaginarse para que puede servir, y si se lo llegara a imaginar, sería imposible concebir el “día a día” y los detalles operativos del mismo. Por ejemplo, hoy que es muy común el uso de Ipods, es fácil entender para que sirve y que usos extra se le puede dar, además del gran placer y satisfacción que nos brinda tener uno y la dependencia que podemos a llegar a tener del mismo. Sin embargo, en el 2005, año en el que se lanzó el primer Ipod, si nos hubiesen querido explicar qué era y para qué servía, difícilmente lo hubiésemos entendido. O sea, hay ciertas “cosas” que si bien existen (y que pueden estar siendo usadas por otros), no “entran en nuestro radar” hasta que nosotros mismos las utilizamos.

Todo este preámbulo fue para justificar que si bien confío mucho en Seba, no iba a subir un TIP sobre DROPBOX hasta que yo mismo no lo experimentase de manera intensiva. Hoy, un año después, y habiéndome transformado en un “fanático, dependiente y heavy user” de DROPBOX, puede garantizar que el mismo es simplemente “genial” y merece mi mayor recomendación a través de Adrian TIPS.

A continuación, y dentro del marco de “Adrian TIPS & Friends”, les paso el TIP original escrito en su momento por Sebastián Ravbar, y que trata sobre dos herramientas diferentes y muy útiles para, entre otras cosas, el envío de archivos pesados de un lugar a otro, el almacenamiento de los mismos y la sincronización con disco local. Y cómo ya se imaginarán, de los dos servicios que recomienda, el mejor es DROPBOX, dado que el mismo es el más completo y fácil de usar, especialmente para los que usamos simultáneamente PC (con Windows) y MAC (con OS Leopard o Snow Leopard). Y no se olviden, ambos son gratuitos.

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¿CÓMO MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS? (Por Sebastián Ravbar)

Todos en nuestros trabajos solemos tener algunos clientes, proveedores, colegas con los cuales intercambiamos archivos pesados. ¿Quién no insultó al viento cuando un irrespetuoso envió un archivo de 20 megas y les trabó el Outlook? Muchas veces se hace engorroso tener que andar preocupándose por el peso de nuestros Powerpoints, o cuando tenemos que enviar un video de referencia a un cliente estar luchando para bajarle el peso a ese quicktime y muchas otras situaciones que nos quemamos las pestañas pensando cómo hacer para disminuir el peso de los archivos.

En el intercambio de archivos existen muchas web que ofrecen soluciones para salir del paso pero que a veces no cumplen nuestras expectativas. Entre las que recomiendo en base a mi experiencia, hay una aplicación muy simple y efectiva que es YouSendIt.

Para usarlo, primero debemos ingresar a:

https://www.yousendit.com/

y registrarnos, un proceso por cierto muy sencillo. Luego es muy fácil: escribimos el mail de la persona a la que queremos que le llegue el archivo, nuestro mail, un subject y un mensaje (que es opcional) y el archivo que queremos enviar. Para terminar, sólo resta hacer click en Send It y listo.

Una vez que apretamos el botón Send It aparecerá una pantalla de confirmación de que el archivo se envío, con un link que indica como acceder al mismo y la validez en tiempo de permanencia del archivo en “la nube” (que es de 7 días).

Hay que tener en cuenta que esta web permite un máximo de 100 megas si usamos el servicio gratuito.

Pero hay una aplicación que, además de ofrecer un peso mucho mayor (2gb), es un sistema súper práctico. Las 2 personas o computadoras instalan el programa, crean una cuenta y ambas crean una carpeta en común para compartir archivos. Simplemente se conectan estas carpetas. Uno tira cualquier archivo en esa carpeta y unos minutos después aparecen en la misma carpeta de la otra computadora. Y éste es: DROPBOX!

Para descargar esta aplicación deben ir a:

https://www.dropbox.com/

y el programa empezará a bajar:

Luego debemos instalar el programa en nuestra computadora y después debemos abrir una cuenta personal en DROPBOX:

Para sincronizar carpetas con otra persona hay que loguearse y crear la carpeta (en el ejemplo de abajo, la carpeta es noe2) y colocar el mail de la persona con la que queremos compartir archivos.

No es necesario loguearse cada vez que se enciende la computadora. El programa se abre solo y uno permanece logueado siempre con la cuenta seleccionada.

Además se puede conseguir más espacio recomendando a amigos que se instalen la aplicación

https://www.getdropbox.com/referrals

Ojalá lo usen, que está bueno!

Sebastián Ravbar

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Y este fue el gran TIP que Seba me pasó hace mucho tiempo, y al cual “le hice caso”. Espero que ustedes se animen a avanzar en la práctica de guardar archivos en discos virtuales al igual que compartir los que crean necesarios con quien crean necesario. Es importe aclarar que cuando Sebas decía que DROPBOX permite compartir archivos entre 2 personas, esto no se limita a sólo 2 sino que pueden ser varias. Y también DROPBOX es ideal para compartir archivos en diferentes computadoras que uno pueda usar. Este es el típico caso de la compu del laburo con la de casa o personal. De este modo, si por ejemplo tenemos instalado DROPBOX en todas las computadoras (PC, Mac, Notebook, Iphone, Ipad, Netbook, etc.) podemos simplemente arrastrar un archivo cualquiera (y por cualquiera me refiera a: word, excel, canciones, películas, fotos, software, etc.) a una carpeta de DROPBOX y luego acceder a ese archivo desde cualquier otra dispositivo que tengamos. Imagínense que están en el trabajo a altas horas, por ejemplo a las 22 horas y se quieren ir a casa y todavía no terminaron un trabajo que está en un documento muy pesado (un Powerpoint con muchas imágenes, por ejemplo), y que si pensaron en mandarlo por mail corren el riesgo de que nunca llegue (porque la casilla del trabajo limita el envío de los archivos pesados) y si la alternativa es grabarlo en un PEN Drive (pero el que tenemos es de 1 gigabyte -gb- y el file pesa 3 gb, o sea que no entra) y si queremos evitar tener que llevarnos la compu a casa (más si esta es de escritorio y no portátil), la única que queda es simplemente arrastrar el file a nuestra carpeta de DROPBOX para que se sincronice con todos nuestros dispositivos instantáneamente. Y cuando llegamos a casa, luego de una cena rápida, podemos ir a nuestra compu personal y desde ahí continuar con el demandante Powerpoint (pero ya “cenaditos y con pijama”). Yo lo probé varias veces y puedo dar fe de que DROPBOX puede incluso evitar “divorcios”…

También puede suceder que estemos en cualquier lugar sin ninguna de nuestras computadoras o dispositivos pero tengamos que desesperadamente acceder a algún archivo. Una situación que me ocurrió varias veces, es haciendo trámites administrativos y al serme solicitado una fotocopia de pasaporte (o DNI, o constancia de CUIL, o Registro de Conducir, o Diploma de Estudio, etc.) o bien pedía acceso a cualquier computadora del lugar con acceso a Internet, o en su defecto iba a un locutorio y me logueaba a DROPBOX para ingresar a mi carpeta “Documentación Scanneada” y poder desde ahí imprimir lo solicitado. Y listo, problema solucionado. Y si no me creen, vean este corto video sobre DROPBOX en el que se explica algo similar a lo que les estoy contando…

Otro uso muy frecuente que le doy a DROPBOX (como empezarán a notar, lo uso mucho) es para compartir archivos con mi mujer. Algunos de ellos, los típicos como control de gastos y pagos, es decir, cuando por ejemplo cualquiera de alguno de nosotros paga algo -un impuesto, un servicio, etc. – lo deja registrado en el excel correspondiente que está ubicado en una carpeta compartida. De este modo, siempre el último cambio que alguno de los dos realiza, queda en la versión final del excel y de este modo, es muy simple y cómodo hacer algo que antes de DROPBOX era tedioso. También compartimos la agenda telefónica de los amigos del colegio de los chicos, y cuando tengo que llamar a alguno o ir a su casa, se que en mi archivo excel en DROPBOX que está en la carpeta compartida con mi mujer, siempre encontraré la última versión actualizada (sin tener que preocuparme, como antes, de recibir un mail o un SMS de parte de ella diciéndome algo así como “Tené cuidado que Pepito se mudó y ahora su nueva dirección y teléfonos son XXXX. No te olvides de actualizarlos en la agenda…”.

De más está decir que tengo más de 50 carpetas compartidas en DROPBOX, varias de ellas con compañeros de trabajo, otras con amigos, otras con familia (uso principal, subir las fotos de los chicos para que las puedan bajar sin problemas) y también con mi mentada y sus compañeros de grupo (en dónde puedo ver los avances del trabajo que están realizando y que debo supervisar, como así también usar nuestra “share folder” para “colgar” ahí cualquier info que me parezca interesante que ellos deban considerar). Y los archivos a los que considero importantes o delicados, los protejo adicionalmente con un password, sólo por las dudas…

DROPBOX viene en dos versiones. Una gratuita y una paga. La primera, arranca con una capacidad de 2 gb de almacenamiento que puede ser incrementada a través del Programa de Referrals (o referidos). Este consiste en que si uno logra que alguien abra una cuenta en DROPBOX en base a su recomendación, DROPBOX premia al recomendador con 250 mb extras por cada recomendación exitosa (de hecho, yo comencé con 2 gb y actualmente tengo una capacidad de 10 gb (lo que equivale a decir que 32 personas ingresaron a DROPBOX por recomendación mía).

Pero si necesitás más capacidad, podés contratar dos planes que son pagos y que se diferencian en la capacidad de almacenamiento que brindan:

Para ir cerrando, en mis 40 años de vida pasé por diferentes modos de almacenamiento de información digital. Desde el casette de audio que tenía conectado a la Sinclair 1500, al Floppy Disk de 5,25″ y posteriormente Diskette 3,5″, Zip Disks, CD Roms, DVD Roms, SD cards, Memory Sticks y Pendrives de diferentes capacidades, lo mejor que encontré es, paradójicamente, no usar más soportes “físicos”. “La NUBE”, concepto que tan de moda está y que básicamente consiste en un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet, tiene justificativo suficiente para estarlo, ya que una vez que te metés en ella, no salís más. Y DROPBOX, es el mejor vehículo para disfrutar “la nube”.

Y por último, la pregunta obligada: Vos, ¿ya estás usando DROPBOX?

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¿Cómo CREAR y ADMINISTRAR CONTRASEÑAS fácilmente?

Adrian Herzkovich — Mon, 25 Jan 2010 12:59:27 +0000

El primer tip de Adrian Tips fue cómo elegir el mejor USERNAME. El mismo generó muchas consultas entre los que lo leyeron, sobre un tema absolutamente relacionado: Tips sobre PASSWORDS. Si hay un algo muy importante a tener en cuenta en el Mundo Online, es la correcta creación y administración de passwords (o contraseñas). Dominar bien esto, no sólo nos mantendrá bien seguros sino que además hará nuestras vidas más cómodas. No hacerlo, podría generarnos serios problemas, desde la posibilidad de que otro pueda averiguar nuestros passwords (con el consiguiente problema que esto generaría), de que nos olvidemos de las mismas y desde la necesidad de tener que completar passwords o contraseñas cada vez que deseemos ingresar a un sitio de nuestro interés. Afortunadamente, existe una genial solución para todos estos temas, es decir, la creación y administración exitosa de passwords y esta es: LASTPASS.

Es importante tener en cuenta que, por ejemplo, hace 10 años la cantidad de servicios que uno usaba en Internet eran contados con los dedos de una mano, por ende, no había necesidad de contar con un creador y gestor de contraseñas. Tan sólo me “acordaba” de la/s que usaba (que típicamente eran el número de DNI, fecha de cumpleaños, 1234, ABCD, nombre de mis hijos, de otro familiar, QWERTY, patente del auto, etc.) y listo. Hoy, en cambio (y dependiendo del caso) podemos tener que tener más de 50, 100 o 200 contraseñas y la creación y administración se torna ingobernable. Los servicios de Internet cada vez nos exigen contraseñas más seguras (fuertes) y llega un momento en el que todo se transforma en caos, al punto de olvidar qué password utilicé en cada sitio además del riesgo potencial de haber seleccionado un mal password (débil) que haya sido (o sea) adivinado (hackeado) por otro para generarnos daño. De ahí que es imperiosa la necesidad de contar con “ayuda” (y para eso, está LastPass).

Pero antes de comenzar, repasemos algo muy importante: ¿Qué es un password?

Una contraseña o clave (en inglés password) es una forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se les permite el acceso. Aquellos que desean acceder a la información se les solicita una clave; si conocen o no conocen la contraseña, se concede o se niega el acceso a la información según sea el caso.

Recomiendo que si tienen tiempo e interés en el tema, lean el artículo completo sobre Passwords, Contraseñas y Claves que figura en Wikipedia, del cual extraje el pequeño fragmento que aparece más arriba, es súper interesante y entra muy en detalle (al punto de recordarnos que el famoso “Abrete Sésamo” del cuento árabe “Alí Babá y los cuarenta ladrones” es uno de los passwords más famosos de la historia).

¿Y qué es LASTPASS?

LastPass es un programa gratuito de gestión de contraseñas desarrollado por LastPass. Está disponible como un plugin para Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome y Safari. También se puede usar en otros navegadores. Todas las contraseñas en LastPass están protegidos por una contraseña maestra. Además de recordar contraseñas, LastPass permite crear (generar) contraseñas de cero. También, LastPass tiene la capacidad de completar formularios automáticamente.

Concretamente, LastPass es un gestor de contraseñas que hace la navegación web más fácil y segura. Y dónde coincido en un 100% con el slogan de LastPass: ¡La última contraseña que tendrá que recordar! Yo puedo dar fe de ello, al igual que mi amigo Pablo Esperón (que sostiene que de todos los tips que le pasé en los últimos años, los que más le sirvieron fueron la recomendación de uso de Delicious y LastPass).

Y ¿cómo puedo empezar a usar LastPass?

Muy sencillo. Ingresando a https://lastpass.com/index.php accedo a la página en la cual deberé registrarme por primera vez. Una vez ahí dentro, clickeo en “Acceder a LastPass” (esquina superior derecha) y me aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí si es donde realmente debo “esmerarme”. El correo que ponga, será el que se usará de ahora en más para todos los ingresos a LastPass (así que consideremos muy seriamente que correo poner, si el personal o el laboral -sugiero el personal-). Y en relación a la contraseña (o password) esta sí debe ser “la contraseña”, ya que se convertirá en la “Contraseña Maestra”. Por ende, recomiendo ponerle mucha creatividad y energía en la creación de la misma, que sea muy “fuerte” (es decir, que sea difícil de adivinar y predecir) y que además combine elementos diferentes (letras, números, símbolos y caracteres especiales, además de ser larga). Esta será la única contraseña que deberás recordar de ahora en más (y por el resto de tu vida) para que LastPass haga posteriormente el “trabajo sucio” (recordar el resto de todas las contraseñas). A fuerza de sonar repetitivo, quiero ser muy claro: Una vez que uses LastPass, sólo deberás recordar el mail y el password que completaste en el cuadro de arriba. Sólo y nada más que eso. ¡¡¡Ninguna otra contraseña más!!!

Luego, lo que debemos hacer, es bajar el plugin (“add on” o “extensión”) de LastPass según nuestro navegador de Internet. Para eso, en la pantalla inicial, haremos click en Download LastPass (recuadro amarillo).

Se abrirá una completa lista de opciones, seleccionamos la que corresponde al navegador que estemos utilizando (recomiendo Firefox, pero LastPass funciona en casi todos) e instalamos. Una vez realizado esto, un ícono de LastPass aparecerá en la esquina superior derecha de nuestro navegador. Esto significa que el plugin (add on, extensión) de LastPass se instaló correctamente.

Si el ícono está en color gris, significa que estamos desconectados (log off) de LastPass. En cambio, si está en color rojo, estamos conectados (logeados). Entonces, a logearse (poner el ícono en rojo) y ya estamos listos para usar (y disfrutar) LastPass.

A continuación podrán ver un video cortito en el que se explica muy fácilmente el ABC de LastPass (está solamente disponible en Inglés, pero se entiende igual):

Y también quiero mostrarles un video en el que se explica claramente cómo generar passwords/contraseñas seguras automáticamente con LastPass:

En el site de LastPass, podrán encontrar muchísimos videos tutoriales de este tipo. Recomiendo tomarse unos minutos y verlos todos.

Y a modo de resumen, 10 razones para usar LastPass:

Un sólo Password: Tan sólo deberás recordar una sola contraseña (la “Maestra”).
Creación automática de Passwords seguros (nunca más tener que pensar que password elegir).
Acceso con un sólo click: Nunca más deberás completar contraseñas, el sistema mismo te “autologea”.
Podés acceder a LastPass desde cualquier computadora y desde cualquier lado.
Sincronización entre diferentes computadores y navegadores (lo que actualizas en una, automáticamente se actualiza en todas).
Llenado automático de formularios, que te permite ahorrar mucho tiempo y evitar errores.
Multiplataforma: Funciona con Firefox, Explorer, Chrome, Mac, Windows, Linux entre otros.
Todas las contraseñas en un sólo lugar. Y además podés ordenarlas y administrarlas fácilmente.
Avalado por los mejores críticos de software a nivel mundial, como la mejor prestación gratuita para gestionar Passwords.
Y por si fuera poco, es totalmente gratuito!

Conclusión: es cada vez más frecuente escuchar a la gente quejándose por la complejidad del tema de las contraseñas o passwords. No administrar bien este asunto, es sumamente peligroso (además de incómodo y poco práctico). Sin embargo, hay gente especializada que se ocupó del tema y creo una solución como la de LastPass. Mi fuerte recomendación es que la uses, debido a todas sus ventajas (entre las que se encuentra la de ser gratis). Si no lo hacés, ya depende de vos (pero no digas que no te avisé…).

Y por último, la pregunta obligada: Vos, ¿ya estás utilizando LastPass?

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