Cuando comencé con Adrian TIPS, ofrecí a varios conocidos expertos en Internet, que me pasaran temas para escribir, o que directamente escriban un TIP interesante para luego publicar en mi sitio. Uno de las primeras personas que se acercó bajo esta consigna fue Sebastián Ravbar, compañero de trabajo, quién me dijo algo así como: ¿Tenés pensado escribir algo sobre Dropbox? A lo que le contesté: ¿Drop qué? A lo que me respondió: Dropbox, una especie de disco virtual que está en la nube, y en el que podés subir archivos, dejarlos ahí y buscarlos cuando los necesites, desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet y que además sincroniza dichos archivos en el disco local de tu compu de manera muy sencilla y amigable. Y por si fuera poco, es gratis!”.
Como se imaginarán, su sencilla explicación para mí, en ese momento, fue complicada y esto se debe principalmente a que cuando uno no usa una herramienta o servicio, es muy difícil imaginarse para que puede servir, y si se lo llegara a imaginar, sería imposible concebir el “día a día” y los detalles operativos del mismo. Por ejemplo, hoy que es muy común el uso de Ipods, es fácil entender para que sirve y que usos extra se le puede dar, además del gran placer y satisfacción que nos brinda tener uno y la dependencia que podemos a llegar a tener del mismo. Sin embargo, en el 2005, año en el que se lanzó el primer Ipod, si nos hubiesen querido explicar qué era y para qué servía, difícilmente lo hubiésemos entendido. O sea, hay ciertas “cosas” que si bien existen (y que pueden estar siendo usadas por otros), no “entran en nuestro radar” hasta que nosotros mismos las utilizamos.
Todo este preámbulo fue para justificar que si bien confío mucho en Seba, no iba a subir un TIP sobre DROPBOX hasta que yo mismo no lo experimentase de manera intensiva. Hoy, un año después, y habiéndome transformado en un “fanático, dependiente y heavy user” de DROPBOX, puede garantizar que el mismo es simplemente “genial” y merece mi mayor recomendación a través de Adrian TIPS.
A continuación, y dentro del marco de “Adrian TIPS & Friends”, les paso el TIP original escrito en su momento por Sebastián Ravbar, y que trata sobre dos herramientas diferentes y muy útiles para, entre otras cosas, el envío de archivos pesados de un lugar a otro, el almacenamiento de los mismos y la sincronización con disco local. Y cómo ya se imaginarán, de los dos servicios que recomienda, el mejor es DROPBOX, dado que el mismo es el más completo y fácil de usar, especialmente para los que usamos simultáneamente PC (con Windows) y MAC (con OS Leopard o Snow Leopard). Y no se olviden, ambos son gratuitos.
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¿CÓMO MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS? (Por Sebastián Ravbar)
Todos en nuestros trabajos solemos tener algunos clientes, proveedores, colegas con los cuales intercambiamos archivos pesados. ¿Quién no insultó al viento cuando un irrespetuoso envió un archivo de 20 megas y les trabó el Outlook? Muchas veces se hace engorroso tener que andar preocupándose por el peso de nuestros Powerpoints, o cuando tenemos que enviar un video de referencia a un cliente estar luchando para bajarle el peso a ese quicktime y muchas otras situaciones que nos quemamos las pestañas pensando cómo hacer para disminuir el peso de los archivos.
En el intercambio de archivos existen muchas web que ofrecen soluciones para salir del paso pero que a veces no cumplen nuestras expectativas. Entre las que recomiendo en base a mi experiencia, hay una aplicación muy simple y efectiva que es YouSendIt.
Para usarlo, primero debemos ingresar a:
https://www.yousendit.com/
y registrarnos, un proceso por cierto muy sencillo. Luego es muy fácil: escribimos el mail de la persona a la que queremos que le llegue el archivo, nuestro mail, un subject y un mensaje (que es opcional) y el archivo que queremos enviar. Para terminar, sólo resta hacer click en Send It y listo.
Una vez que apretamos el botón Send It aparecerá una pantalla de confirmación de que el archivo se envío, con un link que indica como acceder al mismo y la validez en tiempo de permanencia del archivo en “la nube” (que es de 7 días).
Hay que tener en cuenta que esta web permite un máximo de 100 megas si usamos el servicio gratuito.
Pero hay una aplicación que, además de ofrecer un peso mucho mayor (2gb), es un sistema súper práctico. Las 2 personas o computadoras instalan el programa, crean una cuenta y ambas crean una carpeta en común para compartir archivos. Simplemente se conectan estas carpetas. Uno tira cualquier archivo en esa carpeta y unos minutos después aparecen en la misma carpeta de la otra computadora. Y éste es: DROPBOX!
Para descargar esta aplicación deben ir a:
https://www.dropbox.com/
y el programa empezará a bajar:
Luego debemos instalar el programa en nuestra computadora y después debemos abrir una cuenta personal en DROPBOX:
Para sincronizar carpetas con otra persona hay que loguearse y crear la carpeta (en el ejemplo de abajo, la carpeta es noe2) y colocar el mail de la persona con la que queremos compartir archivos.
No es necesario loguearse cada vez que se enciende la computadora. El programa se abre solo y uno permanece logueado siempre con la cuenta seleccionada.
Además se puede conseguir más espacio recomendando a amigos que se instalen la aplicación
https://www.getdropbox.com/referrals
Ojalá lo usen, que está bueno!
Sebastián Ravbar
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Y este fue el gran TIP que Seba me pasó hace mucho tiempo, y al cual “le hice caso”. Espero que ustedes se animen a avanzar en la práctica de guardar archivos en discos virtuales al igual que compartir los que crean necesarios con quien crean necesario. Es importe aclarar que cuando Sebas decía que DROPBOX permite compartir archivos entre 2 personas, esto no se limita a sólo 2 sino que pueden ser varias. Y también DROPBOX es ideal para compartir archivos en diferentes computadoras que uno pueda usar. Este es el típico caso de la compu del laburo con la de casa o personal. De este modo, si por ejemplo tenemos instalado DROPBOX en todas las computadoras (PC, Mac, Notebook, Iphone, Ipad, Netbook, etc.) podemos simplemente arrastrar un archivo cualquiera (y por cualquiera me refiera a: word, excel, canciones, películas, fotos, software, etc.) a una carpeta de DROPBOX y luego acceder a ese archivo desde cualquier otra dispositivo que tengamos. Imagínense que están en el trabajo a altas horas, por ejemplo a las 22 horas y se quieren ir a casa y todavía no terminaron un trabajo que está en un documento muy pesado (un Powerpoint con muchas imágenes, por ejemplo), y que si pensaron en mandarlo por mail corren el riesgo de que nunca llegue (porque la casilla del trabajo limita el envío de los archivos pesados) y si la alternativa es grabarlo en un PEN Drive (pero el que tenemos es de 1 gigabyte -gb- y el file pesa 3 gb, o sea que no entra) y si queremos evitar tener que llevarnos la compu a casa (más si esta es de escritorio y no portátil), la única que queda es simplemente arrastrar el file a nuestra carpeta de DROPBOX para que se sincronice con todos nuestros dispositivos instantáneamente. Y cuando llegamos a casa, luego de una cena rápida, podemos ir a nuestra compu personal y desde ahí continuar con el demandante Powerpoint (pero ya “cenaditos y con pijama”). Yo lo probé varias veces y puedo dar fe de que DROPBOX puede incluso evitar “divorcios”…
También puede suceder que estemos en cualquier lugar sin ninguna de nuestras computadoras o dispositivos pero tengamos que desesperadamente acceder a algún archivo. Una situación que me ocurrió varias veces, es haciendo trámites administrativos y al serme solicitado una fotocopia de pasaporte (o DNI, o constancia de CUIL, o Registro de Conducir, o Diploma de Estudio, etc.) o bien pedía acceso a cualquier computadora del lugar con acceso a Internet, o en su defecto iba a un locutorio y me logueaba a DROPBOX para ingresar a mi carpeta “Documentación Scanneada” y poder desde ahí imprimir lo solicitado. Y listo, problema solucionado. Y si no me creen, vean este corto video sobre DROPBOX en el que se explica algo similar a lo que les estoy contando…
Otro uso muy frecuente que le doy a DROPBOX (como empezarán a notar, lo uso mucho) es para compartir archivos con mi mujer. Algunos de ellos, los típicos como control de gastos y pagos, es decir, cuando por ejemplo cualquiera de alguno de nosotros paga algo -un impuesto, un servicio, etc. – lo deja registrado en el excel correspondiente que está ubicado en una carpeta compartida. De este modo, siempre el último cambio que alguno de los dos realiza, queda en la versión final del excel y de este modo, es muy simple y cómodo hacer algo que antes de DROPBOX era tedioso. También compartimos la agenda telefónica de los amigos del colegio de los chicos, y cuando tengo que llamar a alguno o ir a su casa, se que en mi archivo excel en DROPBOX que está en la carpeta compartida con mi mujer, siempre encontraré la última versión actualizada (sin tener que preocuparme, como antes, de recibir un mail o un SMS de parte de ella diciéndome algo así como “Tené cuidado que Pepito se mudó y ahora su nueva dirección y teléfonos son XXXX. No te olvides de actualizarlos en la agenda…”.
De más está decir que tengo más de 50 carpetas compartidas en DROPBOX, varias de ellas con compañeros de trabajo, otras con amigos, otras con familia (uso principal, subir las fotos de los chicos para que las puedan bajar sin problemas) y también con mi mentada y sus compañeros de grupo (en dónde puedo ver los avances del trabajo que están realizando y que debo supervisar, como así también usar nuestra “share folder” para “colgar” ahí cualquier info que me parezca interesante que ellos deban considerar). Y los archivos a los que considero importantes o delicados, los protejo adicionalmente con un password, sólo por las dudas…
DROPBOX viene en dos versiones. Una gratuita y una paga. La primera, arranca con una capacidad de 2 gb de almacenamiento que puede ser incrementada a través del Programa de Referrals (o referidos). Este consiste en que si uno logra que alguien abra una cuenta en DROPBOX en base a su recomendación, DROPBOX premia al recomendador con 250 mb extras por cada recomendación exitosa (de hecho, yo comencé con 2 gb y actualmente tengo una capacidad de 10 gb (lo que equivale a decir que 32 personas ingresaron a DROPBOX por recomendación mía).
Pero si necesitás más capacidad, podés contratar dos planes que son pagos y que se diferencian en la capacidad de almacenamiento que brindan:
Para ir cerrando, en mis 40 años de vida pasé por diferentes modos de almacenamiento de información digital. Desde el casette de audio que tenía conectado a la Sinclair 1500, al Floppy Disk de 5,25″ y posteriormente Diskette 3,5″, Zip Disks, CD Roms, DVD Roms, SD cards, Memory Sticks y Pendrives de diferentes capacidades, lo mejor que encontré es, paradójicamente, no usar más soportes “físicos”. “La NUBE”, concepto que tan de moda está y que básicamente consiste en un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet, tiene justificativo suficiente para estarlo, ya que una vez que te metés en ella, no salís más. Y DROPBOX, es el mejor vehículo para disfrutar “la nube”.
Y por último, la pregunta obligada: Vos, ¿ya estás usando DROPBOX?
