El correo electrónico o mail es una de las aplicaciones que, por lejos, más utilizamos diariamente. Por ende es fundamental saber todos los “trucos” que nos permitan sacarle el máximo provecho a esta herramienta (si sos lector de Adrian Tips, no es necesario que te diga mi fuerte recomendación de que uses Gmail como plataforma de correo y si es la primera vez que lees este sitio, te sugiero que leas el TIP sobre las ventajas de Gmail). Una manera de optimizar el uso del correo, y que además nos permite ahorrar muchísimo tiempo, es “programándolo” para que este nos avise automáticamente cada vez que recibimos un mail, incluso sin necesidad de tener abierto el navegador. Para eso, debemos contar previamente con GMAIL NOTIFIER.

Y ¿qué es Gmail Notifier? Según Wikipedia:

Gmail Notifier es un programa que revisa, sin necesidad de abrir el explorador, la cuenta de Gmail configurada y muestra un resumen de los mensajes nuevos. El sistema que usa el programa es RSS. También es una extensión Firefox con la misma utilidad. Se descarga desde el propio navegador y tras configurarlo apropiadamente puede conectarse automáticamente a tu cuenta Gmail avisándote de los emails no leídos.

Es decir, el Gmail Notifier (o notificador de Gmail) es una aplicación descargable que nos avisa cada vez que tenemos nuevos mensajes (para los usuarios de Mac, esta aplicación se denomina Google Notifier). Después de descargar el programa, aparecerá un icono en la bandeja del sistema (para que no tengas que abrir el navegador) que nos indicará la cantidad de mensajes no leídos.

Así es como yo veo el ícono de Gmail Notifier en mi Mac:

Y así es como veo la notificación o alerta de un nuevo correo (cada vez que recibo un nuevo mail):

De este modo, puedo tener una idea de que está sucediendo en relación a mis mails, sin tener que ir una y otra vez a la bandeja de entrada para ver si recibí o no alguno. Además, y como mencioné anteriormente, no tengo que tener abierto el navegador (cosa no menor). Además, el notificador de Google te avisa también sobre los próximos eventos de Google Calendar (en caso de que lo uses como agenda).

Para utilizar el notificador de Gmail, necesitas tener Windows 2000, Windows XP o una versión más reciente de Windows, o el sistema OS de Mac. Por el momento, el notificador se encuentra actualmente disponible solamente en Inglés (si necesitás traducción al español u otro idioma, recomiendo la lectura del TIP sobre Traductores Online).

¿Cómo instalarlo?

Si usas Firefox (y como extensión): https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/173

Si usas Mac: http://toolbar.google.com/gmail-helper/notifier_mac.html

Ventajas de Gmail (o Google) Notifier:

• Comprueba automáticamente si hay mensajes nuevos cada dos minutos.
• Te dice cuantos nuevos mails no leídos tenés.
• Permite ver un fragmento de texto de cada mail a modo de “preview” (hasta 30 mensajes no leídos).
• Te alerta con un sonido y un “pop up” que tenés correo nuevo.
• Y también te alerta automáticamente sobre futuros eventos en caso de que uses Google Calendar.
• Te permite ahorrar mucho tiempo.
• Minimiza tu “ansiedad” de saber si recibis o no mensajes (ya que te alerta cuando esto sucede).
• Y por si fuera poco, es totalmente gratis!

Si querés ser productivo en serio, Gmail (o Google) Notifier, es algo que no puede faltarte. En el balance que vimos, son todas ventajas y ninguna desventaja. Apuesto a que si aún no lo usaste, es porque no sabías que existía…

Y por último, la pregunta obligada: Vos, ¿ya tenés instalado el Gmail Notifier?

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En este TIP, los invito a que paremos un segundo la pelota y pensemos las respuestas a las siguientes 2 preguntas: ¿Cuál es el medio que más utilizamos para comunicarnos diariamente? Y ¿Cuál es la herramienta que nos permite comunicarnos en simultáneo con un gran número de personas distribuidas en cualquier lugar del mundo? Estoy convencido que la mayoría de ustedes dirán: el mail o correo electrónico. Y si bien todos los mails difieren en su Tema (Subject) y Contenido (Content) y Creador (From) y Destinatarios (To) y Archivos Adjuntos (Attachments), hay algo que todos tienen en común y es que al final de cada uno, aparece la FIRMA del Autor o Creador. Esta firma, en la gran mayoría de los casos, suele estar desaprovechada y mi consejo es explotarla de la mejor manera posible, ya que es una herramienta inigualable de información, marketing y branding personal.

Y ¿cuál es mi recomendación para lograrlo?

Pueden ser varias, pero una muy sencilla y extremadamente atractiva, es utilizando el servicio llamado WiseStamp.

WiseStamp es una “extensión” (Add On) del navegador Firefox que te permite crear fácilmente y añadir firmas personalizadas de correo electrónico a los principales servicios de correo web (entre ellos Gmail, Yahoo Mail y Hotmail).

Además del nombre y apellido, puedo incluir información de mi blog/site con link directo al mismo, incorporar los logos de mis principales redes sociales/sitios públicos de información con acceso directo a través de un click (LinkedIn, Facebook, Twitter, Friend Feed, Google Reader y Technorati) y por último, una aplicación que permite extraer automáticamente el link de mi último TIP publicado en Adrian Tips (y facilitar a todos los destinatarios de mis mails, a que con tan sólo un click, puedan acceder a dicha información).

Es decir, puedo personalizar la firma que más me gusta y más sirva a mis propósitos u objetivos, configurarla en menos de 10 minutos, y programarla para que aparezca automáticamente en todos y cada uno de mis mails.

¿Cómo hago para instalarlo?

1. Primero, debemos contar con Firefox (para los que aún no lo tienen, próximamente habrá un TIP específico sobre el tema, dónde no sólo recomendaré dicho navegador sino que explicaré cómo bajarlo y las ventajas de éste por sobre otros).
2. Luego, ingresar a WiseStamp: http://www.wisestamp.com y hacer un download (descarga) de la aplicación.
3. Una vez realizada, un pequeño ícono en forma de “sello” aparece en la esquina inferior derecha de Firefox y desde ahí configuro todas las opciones de firma (desde creación, personalización, automatización, etc.).

Ventajas de WiseStamp:

• Podés personalizar tu firma (Diseño de Estilo, Fuente, Tamaño, Color y uso de Imágenes entre otros).
• Permite añadir links a los RSS o Feeds que quieras (compartir automáticamente blog, marcadores de libros, música, videos, últimos Tweets en Twitter y muchos más)
• Posibilita fácilmente agregar tus servicios sociales (Servicios de Mensajería Instantánea, LinkedIn, Facebook, Delicious y mucho más)
• Y crear varias firmas diferentes (para Negocios, asuntos Personales, Familiares, etc.)

Y además, es gratis.

Como conclusión: La firma, además de la importancia “simbólica” de la identidad de uno, en lo que a correos electrónicos respecta, es una excelente herramienta de marketing y comunicación. Especialmente, en un momento en donde cada vez solemos tener más información a comunicar, como por ejemplo, nuestras “identidades” en las redes sociales.  Y al igual que el USERNAME y la FOTO, la FIRMA es otro de los elementos componentes del BRANDING PERSONAL (o “Marca” Personal). Es por eso que debemos sacarle el máximo provecho y hoy afortunadamente existen aplicaciones gratuitas que nos permiten llevar esto a cabo. No aprovecharla es, simplemente, dejar pasar un oportunidad única.

Y por último, la pregunta obligada: Vos, ¿ya estás maximizando el uso de tu firma personal?

Créditos: Conocí a WiseStamp por primera vez gracias a un mail que recibí de Rosaura Ochoa (Blogger experta en Social Media -recomiendo que visiten su sitio-) en el que noté que su firma tenía elementos “muy diferentes a todo lo que había visto”.

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Mi anterior TIP fue “Entrá en Google y Googleate”. En el mismo proponía simplemente que pongas tu nombre en Google y veas cuántas veces apareces en Internet. De este modo, podías saber la cantidad de menciones que existen sobre vos al igual que el contenido de las mismas. Dicho TIP está muy relacionado con este, ya que la función Google Alerts (o Google Alertas) permite que te enteres cuándo tu nombre aparece en Internet (sin que necesariamente tengas que Googlearte).

La diferencia principal entre “Googlearte” y usar Google Alerts es que en la primera vos mismo decidís el momento en que querés saber la situación de tu nombre en Internet, mientras que en la segunda, una “alerta” te avisará que tu nombre apareció en Internet. Suena parecido pero no es lo mismo. Google Alerts nos permite evitar la necesidad de “Googlearnos” a cada rato.

A continuación, les muestro como tengo configurado mi Google Alerts:

Podrán ver que es una tabla con los siguientes campos:

• Buscar términos: Ahí debo poner lo que quiero buscar (mi nombre, apellido o ambos)
• Tipo: Puedo elegir en qué lugares debe realizarse la búsqueda (opciones: exhaustivo, web, noticias, grupos)
• Enviar a: Indico la vía por la cual debe llegarme la alerta (opciones: si es por mail o por feed)
• Frecuencia: Es justamente, la frecuencia con la que me llegará la alerta (opciones: cuando se produzca, una vez al día, una vez a la semana)

Por ende, mi configuración indica que yo (Adrián Herzkovich) quiero enterarme “vía mail” cuando “alguien” (quien sea) pone “algo” sobre mí (definido como mi apellido) en algún lugar de Internet (exhaustivo) en el momento exacto que esto ocurre (cuando se produzca).

Noten que puse 5 alarmas para el mismo objetivo, ya que mi apellido es complejo y no todos lo escriben bien. Por ende usé las 5 versiones que más se le aproximan (ercovich, Herzkovich, Herzcovich, etc.). Y que tampoco es necesario que ponga Adrián Herzkovich, ya que si hiciera esto, solo me enteraría cuando alguien escriba exactamente ambas palabras de ese manera, pudiéndome perder la alerta de alguna mención mía en la que solo se haga referencia al apellido. La configuración de las alertas debe hacerse dependiendo el nombre y apellido de cada uno: Si uno se llama “Juan Gómez”, y programa la alerta para “Gómez” (con acento), “Gomez”, o “gomes”, Google enviará “miles” de mails a Juan avisándole que fue “nombrado” en Internet, pero Juan se fastidiará notando que el 99% de menciones no corresponden a él, sino que se refieren a otras personas. Juan tendrá que ser hábil en buscar que términos debe escoger para que la alerta le sea pertinente y útil.

A esta altura, ya muchos de ustedes se habrán dado cuenta que Google Alerts, no solamente es “genial”, sino que además puede ser utilizado para otros usos (fuera de nuestro nombre).

Google Alerts permite, en realidad, poner cualquier cosa que nos interese. Y dentro del abanico de posibilidades, se me ocurren las siguientes (además de nuestros nombres):

• el de nuestros hijos o familia
• palabras relacionadas a nuestra empresa (ej: Fox)
• palabras relacionadas a nuestra competencia (ej: Turner, Discovery, ESPN, etc.)
• palabras relacionadas a un producto de nuestra empresa (ej: Los Simpsons, 24, Nip Tuck, etc.)
• a nuestros hobbies (ej: trading online)
• a un ídolo que tengamos (actor, deportista, artista o lo que sea)
• a un tema o noticia en particular (ej:”gripe porcina”)

5 razones para usar Google Alerts:

• Podemos estar enterados “pasivamente” de todo lo que nos interesa. Es decir, la información “viene” a nosotros “solita“
• Podemos personalizar las alertas como queramos (tanto desde el contenido a buscar, como otros parámetros)
• Las alertas se configuran de modo muy simple y en menos de 2 minutos
• Podemos agregar, modificar o eliminar alertas, en cualquier momento y sin límite
• Y además es gratis

Y ¿cómo configuro Google Alerts?

Muy sencillo, voy a http://www.google.com/alerts y listo.

Con este TIP, vamos viendo como podemos usar a la tecnología a nuestro favor. Un servicio que es tan completo, instantáneo, simple, configurable, universal y gratis, solucionó algo que tan sólo muy pocos años atrás era impensado.

Como desafío, les pido que imaginen que estamos tan sólo 10 años atrás (finales de los 90, donde Google recién daba sus primeros pasos) y que por alguna situación, tuviésemos que buscar algo de nuestro interés. Los invito a que en la sección “Dejá tu comentario” pongan las alternativas que había en esa “época” para juntar la información. Yo recuerdo que debíamos contratar a servicios de “clippings” y agencias de prensa que “leían” todos los diarios y recortaban con tijera los temas solicitados (y esto era: lento, incompleto, inexacto y caro – no por voluntad, sino que no había ninguna otra alternativa). De hecho, me encantaría que Juan Carlos Lynch, un especialista en Relaciones Públicas, cuente anécdotas de “esa época” (Juan, estás formalmente “comprometido” a contar tus experiencias).

Por último, la pregunta obligada: Y vos, ¿ya les estás “sacando el jugo” a Google Alerts?

(Si tenés alguna anécdota divertida sobre alguna experiencia tuya en Google Alerts, por favor compartila más abajo)

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