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DROPBOX: un disco en la NUBE para GUARDAR, COMPARTIR y SINCRONIZAR ARCHIVOS
Por Adrian Herzkovich

Dropbox. Servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube.

Cuando comencé con Adrian TIPS, ofrecí a varios conocidos expertos en Internet, que me pasaran temas para escribir, o que directamente escriban un TIP interesante para luego publicar en mi sitio. Uno de las primeras personas que se acercó bajo esta consigna fue Sebastián Ravbar, compañero de trabajo, quién me dijo algo así como: ¿Tenés pensado escribir algo sobre Dropbox? A lo que le contesté: ¿Drop qué? A lo que me respondió: Dropbox, una especie de disco virtual que está en la nube, y en el que podés subir archivos, dejarlos ahí y buscarlos cuando los necesites, desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet y que además sincroniza dichos archivos en el disco local de tu compu de manera muy sencilla y amigable. Y por si fuera poco, es gratis!”.

Como se imaginarán, su sencilla explicación para mí, en ese momento, fue complicada y esto se debe principalmente a que cuando uno no usa una herramienta o servicio, es muy difícil imaginarse para que puede servir, y si se lo llegara a imaginar, sería imposible concebir el “día a día” y los detalles operativos del mismo. Por ejemplo, hoy que es muy común el uso de Ipods, es fácil entender para que sirve y que usos extra se le puede dar, además del gran placer y satisfacción que nos brinda tener uno y la dependencia que podemos a llegar a tener del mismo. Sin embargo, en el 2005, año en el que se lanzó el primer Ipod, si nos hubiesen querido explicar qué era y para qué servía, difícilmente lo hubiésemos entendido. O sea, hay ciertas “cosas” que si bien existen (y que pueden estar siendo usadas por otros), no “entran en nuestro radar” hasta que nosotros mismos las utilizamos.

Todo este preámbulo fue para justificar que si bien confío mucho en Seba, no iba a subir un TIP sobre DROPBOX hasta que yo mismo no lo experimentase de manera intensiva. Hoy, un año después, y habiéndome transformado en un “fanático, dependiente y heavy user” de DROPBOX, puede garantizar que el mismo es simplemente “genial” y merece mi mayor recomendación a través de Adrian TIPS.

A continuación, y dentro del marco de “Adrian TIPS & Friends”, les paso el TIP original escrito en su momento por Sebastián Ravbar, y que trata sobre dos herramientas diferentes y muy útiles para, entre otras cosas, el envío de archivos pesados de un lugar a otro, el almacenamiento de los mismos y la sincronización con disco local. Y cómo ya se imaginarán, de los dos servicios que recomienda, el mejor es DROPBOX, dado que el mismo es el más completo y fácil de usar, especialmente para los que usamos simultáneamente PC (con Windows) y MAC (con OS Leopard o Snow Leopard). Y no se olviden, ambos son gratuitos.

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¿CÓMO MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS? (Por Sebastián Ravbar)

Todos en nuestros trabajos solemos tener algunos clientes, proveedores, colegas con los cuales intercambiamos archivos pesados. ¿Quién no insultó al viento cuando un irrespetuoso envió un archivo de 20 megas y les trabó el Outlook? Muchas veces se hace engorroso tener que andar preocupándose por el peso de nuestros Powerpoints, o cuando tenemos que enviar un video de referencia a un cliente estar luchando para bajarle el peso a ese quicktime y muchas otras situaciones que nos quemamos las pestañas pensando cómo hacer para disminuir el peso de los archivos.

En el intercambio de archivos existen muchas web que ofrecen soluciones para salir del paso pero que a veces no cumplen nuestras expectativas. Entre las que recomiendo en base a mi experiencia, hay una aplicación muy simple y efectiva que es YouSendIt.

Para usarlo, primero debemos ingresar a:

https://www.yousendit.com/

y registrarnos, un proceso por cierto muy sencillo. Luego es muy fácil: escribimos el mail de la persona a la que queremos que le llegue el archivo, nuestro mail, un subject y un mensaje (que es opcional) y el archivo que queremos enviar. Para terminar, sólo resta hacer click en Send It y listo.

YouSendIt is the most popular online file sharing softwareUna vez que apretamos el botón Send It aparecerá una pantalla de confirmación de que el archivo se envío, con un link que indica como acceder al mismo y la validez en tiempo de permanencia del archivo en “la nube” (que es de 7 días).

YouSendIt is the most popular online file sharing software

Hay que tener en cuenta que esta web permite un máximo de 100 megas si usamos el servicio gratuito.

Pero hay una aplicación que, además de ofrecer un peso mucho mayor (2gb), es un sistema súper práctico. Las 2 personas o computadoras instalan el programa, crean una cuenta y ambas crean una carpeta en común para compartir archivos. Simplemente se conectan estas carpetas. Uno tira cualquier archivo en esa carpeta y unos minutos después aparecen en la misma carpeta de la otra computadora. Y éste es: DROPBOX!

Para descargar esta aplicación deben ir a:

https://www.dropbox.com/

y el programa empezará a bajar:

Dropbox: Servicio de almacenamiento enfocado en sincronizar y compartir archivos.

Luego debemos instalar el programa en nuestra computadora y después debemos abrir una cuenta personal en DROPBOX:

Dropbox: Servicio de almacenamiento enfocado en sincronizar y compartir archivos.Para sincronizar carpetas con otra persona hay que loguearse y crear la carpeta (en el ejemplo de abajo, la carpeta es noe2) y colocar el mail de la persona con la que queremos compartir archivos.

DROPBOX: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube

No es necesario loguearse cada vez que se enciende la computadora. El programa se abre solo y uno permanece logueado siempre con la cuenta seleccionada.

Además se puede conseguir más espacio recomendando a amigos que se instalen la aplicación

https://www.getdropbox.com/referrals

Ojalá lo usen, que está bueno!

Sebastián Ravbar

………………………………………………………………………………………………………………………………….

Y este fue el gran TIP que Seba me pasó hace mucho tiempo, y al cual “le hice caso”. Espero que ustedes se animen a avanzar en la práctica de guardar archivos en discos virtuales al igual que compartir los que crean necesarios con quien crean necesario. Es importe aclarar que cuando Sebas decía que DROPBOX permite compartir archivos entre 2 personas, esto no se limita a sólo 2 sino que pueden ser varias. Y también DROPBOX es ideal para compartir archivos en diferentes computadoras que uno pueda usar. Este es el típico caso de la compu del laburo con la de casa o personal. De este modo, si por ejemplo tenemos instalado DROPBOX en todas las computadoras (PC, Mac, Notebook, Iphone, Ipad, Netbook, etc.) podemos simplemente arrastrar un archivo cualquiera  (y por cualquiera me refiera a: word, excel, canciones, películas, fotos, software, etc.) a una carpeta de DROPBOX y luego acceder a ese archivo desde cualquier otra dispositivo que tengamos. Imagínense que están en el trabajo a altas horas, por ejemplo a las 22 horas y se quieren ir a casa y todavía no terminaron un trabajo que está en un documento muy pesado (un Powerpoint con muchas imágenes, por ejemplo), y que si pensaron en mandarlo por mail corren el riesgo de que nunca llegue (porque la casilla del trabajo limita el envío de los archivos pesados) y si la alternativa es grabarlo en un PEN Drive (pero el que tenemos es de 1 gigabyte -gb- y el file pesa 3 gb, o sea que no entra) y si queremos evitar tener que llevarnos la compu a casa (más si esta es de escritorio y no portátil), la única que queda es simplemente arrastrar el file a nuestra carpeta de DROPBOX para que se sincronice con todos nuestros dispositivos instantáneamente. Y cuando llegamos a casa, luego de una cena rápida, podemos ir a nuestra compu personal y desde ahí continuar con el demandante Powerpoint (pero ya “cenaditos y con pijama”). Yo lo probé varias veces y puedo dar fe de que DROPBOX puede incluso evitar “divorcios”…

También puede suceder que estemos en cualquier lugar sin ninguna de nuestras computadoras o dispositivos pero tengamos que desesperadamente acceder a algún archivo. Una situación que me ocurrió varias veces, es haciendo trámites administrativos y al serme solicitado una fotocopia de pasaporte (o DNI, o constancia de CUIL, o Registro de Conducir, o Diploma de Estudio, etc.) o bien pedía acceso a cualquier computadora del lugar con acceso a Internet, o en su defecto iba a un locutorio y me logueaba a DROPBOX para ingresar a mi carpeta “Documentación Scanneada” y poder desde ahí imprimir lo solicitado. Y listo, problema solucionado. Y si no me creen, vean este corto video sobre DROPBOX en el que se explica algo similar a lo que les estoy contando…

Otro uso muy frecuente que le doy a DROPBOX (como empezarán a notar, lo uso mucho) es para compartir archivos con mi mujer. Algunos de ellos, los típicos como control de gastos y pagos, es decir, cuando por ejemplo cualquiera de alguno de nosotros paga algo -un impuesto, un servicio, etc. – lo deja registrado en el excel correspondiente que está ubicado en una carpeta compartida. De este modo, siempre el último cambio que alguno de los dos realiza, queda en la versión final del excel y de este modo, es muy simple y cómodo hacer algo que antes de DROPBOX era tedioso. También compartimos la agenda telefónica de los amigos del colegio de los chicos, y cuando tengo que llamar a alguno o ir a su casa, se que en mi archivo excel en DROPBOX que está en la carpeta compartida con mi mujer, siempre encontraré la última versión actualizada (sin tener que preocuparme, como antes, de recibir un mail o un SMS de parte de ella diciéndome algo así como “Tené cuidado que Pepito se mudó y ahora su nueva dirección y teléfonos son XXXX. No te olvides de actualizarlos en la agenda…”.

De más está decir que tengo más de 50 carpetas compartidas en DROPBOX, varias de ellas con compañeros de trabajo, otras con amigos, otras con familia (uso principal, subir las fotos de los chicos para que las puedan bajar sin problemas) y también con mi mentada y sus compañeros de grupo (en dónde puedo ver los avances del trabajo que están realizando y que debo supervisar, como así también usar nuestra “share folder” para “colgar” ahí cualquier info que me parezca interesante que ellos deban considerar). Y los archivos a los que considero importantes o delicados, los protejo adicionalmente con un password, sólo por las dudas…

DROPBOX viene en dos versiones. Una gratuita y una paga. La primera, arranca con una capacidad de 2 gb de almacenamiento que puede ser incrementada a través del Programa de Referrals (o referidos). Este consiste en que si uno logra que alguien abra una cuenta en DROPBOX en base a su recomendación, DROPBOX premia al recomendador con 250 mb extras por cada recomendación exitosa (de hecho, yo comencé con 2 gb y actualmente tengo una capacidad de 10 gb (lo que equivale a decir que 32 personas ingresaron a DROPBOX por recomendación mía).

Pero si necesitás más capacidad, podés contratar dos planes que son pagos y que se diferencian en la capacidad de almacenamiento que brindan:

Dropbox es una aplicación gratuita, disponible para Windows, Mac y Linux. Para ir cerrando, en mis 40 años de vida pasé por diferentes modos de almacenamiento de información digital. Desde el casette de audio que tenía conectado a la Sinclair 1500, al Floppy Disk de 5,25″ y posteriormente Diskette 3,5″, Zip Disks, CD Roms, DVD Roms, SD cards, Memory Sticks y Pendrives de diferentes capacidades, lo mejor que encontré es, paradójicamente, no usar más soportes “físicos”. “La NUBE”, concepto que tan de moda está y que básicamente consiste en un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet, tiene justificativo suficiente para estarlo, ya que una vez que te metés en ella, no salís más. Y DROPBOX, es el mejor vehículo para disfrutar “la nube”.

Y por último, la pregunta obligada: Vos, ¿ya estás usando DROPBOX?

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28 Comentarios  
  • Germán
    07/09/2010

    Adrián,

    Muy bueno y completo el post. Me encanta y uso mucho Dropbox

    Te paso una app que para mí es clave: AirDropper (https://www.airdropper.com/) la cual permite que te envíen archivos directamente a una carpeta tuya de Dropbox desde la web incluso para usuarios que no están registrados.

    • Adrian Herzkovich
      07/09/2010

      Hola Germán. Gracias por tus palabras y ya mismo entraré a probar Air Dropper. Ni sabía que existía y me viene muy bien el dato. Abrazo. Adrián

  • Juanqui Lynch
    07/09/2010

    Que buen post!

  • Sergio Supino
    07/09/2010

    Hola Adrian! Yo también uso Dropbox desde hace algo mas de un año y estoy encantado con la aplicación. Es más, la carpeta de Mis Documentos de mi oficina la tengo directamente en Dropbox, de forma tal que puedo acceder a la información desde la agencia, desde mi casa, desde la Macbook, desde el iPhone. Lo mejor de todo es que los archivos se alojan fisicamente en cada computadora, y a la vez tenes un backup permanentemente actualizado en la nube, que para los que son fiacas para hacer copias de seguridad viene de perlas.
    Ojalá continue siendo gratuito como hasta ahora.
    Un abrazo, Sergio.

  • Jorge
    07/09/2010

    Adrian, si bien conozco la herramienta todavia tenia vagancia de aprender a usarla asi que me vino al pelo tu post! Ahora tocara hacerme un tiempo para leerlo y ponerlo en practica!!!!

    Ya te estábamos extrañando, que bueno que volviste!!

    Una pregunta, cuanto demoras en producir un post de este estilo?

    • Adrian Herzkovich
      08/09/2010

      Gracias Jorge. Tomate unos minutos para bajar el programa y abrir la cuenta. Realmente, vale la pena. Es un herramienta ideal para guardar, transferir y sincronizar los podcasts de Biznexo. Por suerte volví, ya que hace bastante tiempo no escribía y no encontraba la oportunidad. Un TIP típico, no baja de 5 horas desde que lo comienzo hasta que lo publico (sin contar el tiempo que da vueltas en mi cabeza antes de ponermelo a escribir). Particularmente, para este, estuve varios meses estudiando Dropbox y la escritura en si misma (incluyendo research, fotos, video, correcciones, amalgamarlo con lo escrito por Seba, etc.) me tomó 6 horas. Pero como dice el refrán, el que quiere celeste, que le cueste… Abrazo!

  • molmi
    08/09/2010

    Muy bueno! Es importante remarcar, que es muchas empresas, por temas de proxy y seguridad, está restringido el acceso a esta herramientas. Sabias adrian que google saco el Gdrive hará 4 años? era un plugin que te usaba parte de la memoria que tenias en gmail disponible, para que lo uses para almacenar, como un disco virtual. Y lo ves en Mi Pc como si lo fuera! un gran abrazo!

  • Ángeles
    14/09/2010

    Gracias Adrián por el tip!! Ya lo probaré, me viene demasiado bien!!!

  • Mauro
    16/09/2010

    Adrían, muy buen tip.
    Uso DROPBOX hace un montón y un add-on que me dio muy buenos resultados es el Folder Sync (http://tiny.cc/tzp7n), probalo mejora la experiencia exponencialmente. Te permite crear una copia de cualquier carpeta de tu máquina en la carpeta de dropbox y mantenerla sincronizada sin necesidad de tener que moverla a la carpeta de dropbox (no se si se entiende lo que digo, en la web está mejor explicado).

    Muy buen blog. Felicitaciones.

    • Adrian Herzkovich
      16/09/2010

      Hola Mauro

      No sabía de Folder Sync. Lo voy a probar. Muchas gracias por el dato!
      Abrazo.

      Adrián.

  • Matías Deré
    19/09/2010

    Dropbox es lo más, yo tengo cuenta PRO desde hace más de un año, 100% recomendable

  • Dolores
    30/09/2010

    Adrian,
    dropbox es lo mas! mi marido hace me lo instalo en todas las macs, y no lo usaba hasta que las novias me volvian loca con mandame fotos de esto y aquello.. entonces se me ocurrio que vean las fotos via dropbox! Genial!
    Primera vez que entro a adriantips y encontre otro fan de dropbox. Felicitaciones !

  • Patricia
    19/12/2010

    Hola, tengo dropbox en una computadora, y cuando lo cargué en la de mi casa no puedo ver los archivos, ¿alguien puede decirme qué pudo haber pasado? en la compu de mi trabajo está todo pero en casa no puedo verlos. Gracias

    • clara
      19/10/2012

      pudiste solucionar tu problema? porque a mi me pasa lo mismo y no se que hacer!!!”!

  • Tato
    25/05/2011

    Hola Adrián, acabo de leerma con mucha atención tu nota y te la agradezco porque me ha abierto un poco la ventana de hasta donde puedo llegar con dropbox.
    Esta mañana lo he instalado y creado en él una carpeta que compartiré con mi compañero de trabajo, fundamentalmente con hojas de cálculo. Todo ha ido bien hasta que intenté modificar/agregar algún dato. En el momento de cerrar la hoja, que me ha pasado de extensión XLS a XLSX me dice que el archivo es de solo lectura (que no lo es) y para cerrarlo me crea una copia con los cambios que guarda por defecto en mi carpeta de archivos temporales del ordenata.
    Qué estaré haciendo mal?

    Gracias y saludos

    • Adrian Herzkovich
      25/05/2011

      Hola Tato

      A priori, creo que ese problema es independiente de Dropbox y tendría que ver más con las versiones de Excel en la que se creó (y luego se abrió) dicho archivo. A priori, suena como que el file se creó en una versión de Excel (y no se hasta que punto, con derechos de Solo Lectura) y que luego se abrió en una versión de Excel superior (de ahí el cambio de XLS a XLSX) en la que al grabarlo, no deja hacerlo ya que el archivo original sería un “Solo Lectura”.
      Recomiendo fuertemente que si esto no funciona, ingreses a http://www.trucosdeexcel.com o hagas la consulta correspondiente a su creador, @pabloesperon , quien es un experto en temas de excel. Insisto, no crea que sea un tema de Dropbox en si mismo.

      Saludos.

      Adrián.

  • Mònica
    29/08/2011

    Hola! uso dropbox y estoy encantada aunque tengo una duda que no consigo responder.
    Los archivos más pesados a veces no me deja colgarlos a través de la web. Entonces intento colgarlos a traves de la carpeta Dropbox Folder. Se me abre la carpeta de Dropbox, voy a la capeta Public y en ella copìo (arrastrando, por ejemplo) los archivos que quiero colgar. Pero, una vez copiada, ¿como debo proceder para que se cuelguen en la nube? no se si me explico. Gracias.

    mònica

  • Juan Pablo
    05/12/2011

    Adrian, muy bueno el post.
    Soy usuario de Dropbox desde hace poco, pero me es muy util.
    Te queria consultar si se puede instalar dos cuentas de dropbox en una misma computadora (con Win7), ya que me seria muy util, y se que para Mac es posible.
    Saludos

  • Marty
    29/12/2011

    Hola mil tracias por tus consejos, tengo una pregunta como puedo entrar a la carpeta publica de drop box y actualizar el Excel desde mi iPad. Gracias de antemano.

  • imad
    01/02/2012

    hola a todos tengo una pregunta sobre las hojas de excels cuando modifico una hoja de excel en la computadora no hay ningun problema de leerlo en el iphone(con el quickoffice) pero cuando lo modifico en el iphone con el mismo programa y a la hora de verlo en la computadora con el dropbox no refleja ninguna modificacion a ver si hay alguna manera de hacerlo gracias de antemano

  • chus
    06/04/2012

    Por favor alguien me puede decir como recuperar las ultimas fotos que subi a google por error, con picassa ? gracias

  • Adan
    25/06/2012

    Hola Adrian, una pregunta, si yo descargo el dropbox y luego comparto la(s) carpeta(s), con compañeros del trabajo, pero a su vez coloco en mi drop, otras carpetas que son para familiares y amigos, que no tenga nada que ver con el trabajo, al ellos acceder a el dropbox pueden ver todas mis carpetas compartidas? o solo las carpetas que comparta con ellos? ya que trabajo en un banco y coloco numeros de cuenta y datos importantes, que no deberia ver todo el mundo… por eso pregunto si puedo colocar esas carpetas compartidas sin ningun riesgo de que otro amigo pueda ver todas mis carpetas compartidas…

    • Adrian Herzkovich
      25/06/2012

      Hola

      Podés armar carpetas y compartirlas con quien quieras (y que la gente a la que previamente no le diste acceso o permiso a esa carpeta ni sabrá de la existencia de las mismas).
      Yo tengo algunas compartidas con la familia, otras con amigos, etc.
      Antes de poner en Dropbox información de tu trabajo, consultá previamente si esto es permitido por el mismo (ya que pueden “castigarte” por hacerlo según las políticas internas de tu empresa).
      Saludos.

      Adrián

      • Adan
        25/06/2012

        ahh ok jejeje muchisimas gracias entoncs, es que ando en busca de una aplicacion en nubes que nos ayude a mantenernos en contacto con ese tipo de documento, y como se viven actualizando diariamente, estoy en busqueda de alguna que pueda sincronizar rapidamente de manera que llegue la informacion en poco tiempo y se guarde cuando alguien le haga alguna modificacion… Gracias Adrian!

  • Ricardo R.
    06/09/2012

    Al compartir una carpeta con compañeros de trabajo, ellos no pueden modificar los archivos sin tener que descargarse una copia de ellos en sus pc’s y posteriormente subir la nueva versión modificada a la carpeta compartida asignandole una nueva versión en el nombre del archivo.
    ¿Existe algún modo de compartir el mismo archivo y guardar los cambios online sin tener que descargar el archivo cada vez que alguien quiere hacer cambios en el mismo?
    Gracias

  • mejorseller
    31/12/2012

    Hola, no se como hacer que los documentos que tengo en dropbox se actualisen automaticamnte con los de mi pc, conocen algun paso a paso por favor.
    Muchas gracias y FELIZ AÑO 2013

  • Laina
    25/03/2014

    Hola, Adrian. Muchas gracias por tu entrada, que me viene al pelo, ya que estoy intentando familiarizarme con Dropbox. Me pasa como a Mejorseller. Dejo un documento en Dropbox, lo modifico en mi ordenador y cuando voy a verlo a Dropbox no veo la modificación. ¿Qué estoy haciendo mal? Gracias mil de antemano.


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