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DIGITALIZA toda tu DOCUMENTACION y subila a la NUBE para tenerla SIEMPRE a mano
Por Adrian Herzkovich

Pasaporte Argentino

Una de las cosas que siempre hice desde temprana edad, fue organizar mi documentación personal para tenerla siempre a mano. Cuando era “chiquito”, no había computadoras personales ni Internet, pero me las ingeniaba para sacar fotocopias de todo a lo que consideraba “documentación importante” y luego guardarla prolijamente en una carpeta. Por documentación importante me refiero a Documento Nacional de Identidad, Pasaporte y Visa, Registro de Conducir, Diplomas y Título Secundario, entre otros. Y hacía lo propio no solo con mi documentación sino también con la de mis familiares, a modo de tener todo bien cubierto.

De este modo, cada vez que tenía que hacer un trámite de cualquier tipo, llevaba mi carpeta de fotocopias (más algún documento original puntual que fuera requerido) y estaba 100% preparado para contestar cualquier tipo de pregunta (de esas típicas que te suelen hacer cuando hacés cualquier gestión, como por ejemplo, “DNI y fecha de nacimiento de tus padres”, “organismo que te otorgó el pasaporte”, “fecha de expedición de VISA”, etc.). Y si por A, B o C, me solicitaban la fotocopia de algo, la podía entregar en el momento y ganar muchísimo tiempo (y luego reponía dicha fotocopia para tener nuevamente mi juego completo).

Con los grandes avances tecnológicos como la DIGITALIZACION, esto se simplificó muchísimo. Y lo que en su momento fue una fotocopia en blanco y negro, pasó a ser “algo escaneado en color” que podía guardarse como un archivo digital (originalmente en un floppy disk, luego en diskette 3.5″, posteriormente en pen drive y actualmente en “LA NUBE”).

Y es acá donde va mi simple consejo que hace honor al título de este TIP: DIGITALIZA toda tu DOCUMENTACION y subila a la NUBE para tenerla SIEMPRE a mano.

Al mejor estilo receta de cocina, los materiales necesarios son:

  1. Documentación a digitalizar (propia y de familiares) más,
  2. Una computadora y,
  3. Un escáner o,
  4. Una cámara de fotos digital o,
  5. Un teléfono con cámara de fotos o,
  6. Una webcam y
  7. Una cuenta personal segura “en la NUBE”
Vayamos analizando esto un poco más:
  • Por “Documentación a Digitalizar” hago referencia a TODO lo que se te ocurra que pueda serte solicitado tarde o temprano a la hora de hacer un trámite de cualquier tipo. Por ejemplo: DNI (todas las páginas), Pasaporte (todas las páginas que tengan información), VISA (de los países que tengas), Registro de Conducir (ambos lados), Cédula Verde, Cédula Azul, Tarjeta del Seguro del Auto, Constancia de CUIL, Partida de Nacimiento, Título Automotor, Libreta de Casamiento, Diploma o Título Universitario (o cualquier tipo de acreditación sobre los estudios realizados), Titulo de Propiedad Inmobiliario (o escritura del lugar donde vivís), algún ejemplar de cada impuesto o servicio que tenés (desde ABL, Cable e Internet entre otros), Análisis Clínicos, etc. Y hacer exactamente lo mismo, con la documentación más relevante de tu familia (desde padres, hermanos, mujer, hijos). Por ejemplo, el pedido de un préstamo hipotecario o personal, o la contratación de un seguro de vida, o el aplicar a una Maestría, requiere de completar largos y complejos formularios en donde se nos pide un montón de información de la mencionada más arriba.
  • La computadora es necesaria para alojar, al menos momentáneamente, la información digitalizada.
  • Para digitalizar la información, nos podemos valer de varios métodos. Tal vez el más preciso, aunque no el más cómodo ni accesible, es el escáner (o scanner). El mismo cada vez está presente como opción de serie en impresoras y equipos multifunción (y cada vez más hogares, tienen scanners -a pesar de que varios no tienen la menor idea de cómo utilizarlos-). También podemos digitalizar documentación a través de cualquier tipo de cámara (ya sea una cámara fotográfica digital, la que ya tienen la mayoría de los teléfonos o incluso la que existe en muchas notebooks, Ipads, Ipods, etc.). Es decir, tal vez no seamos conscientes de que actualmente en un hogar promedio, pueden haber varios dispositivos que permitan la digitalización de documentos (a diferencia de la “época analógica”, en donde para duplicar un documento, solo se lo podía hacer a través de una fotocopiadora, y por cierto, ningún hogar tenía una fotocopiadora en su casa, y para fotocopiar, nos teníamos que desplazar y pagar bastante por cada página).
  • Y por cuenta personal segura en la NUBE, estoy hablando de servicios tan geniales como DROPBOX que nos permite tener almacenamiento gratuito de 2 gigas en un “disco virtual” (es decir, en un lugar que no está físicamente al alcance de nuestra vista como podría ser nuestra computadora, un pen drive o disco externo) y que hoy suele denominarse como “la nube”. Para entender bien para qué sirve y cómo funciona DROPBOX, recomiendo que leas este TIP al respecto. También algo que me funcionó muy bien, es mandarme mails con los documentos adjuntos a mi propia cuenta de GMAIL, y una vez en ella, guardarlos en una carpeta llamada “Documentación Scanneada”.
De este modo, ya tenemos todo listo para poner manos a la obra. Y los 3 pasos a seguir, serían los siguientes:
  1. Agarro un documento “físico”, por ejemplo, nuestro registro de conducir y lo “digitalizamos” de ambos lados (ya sea con scanner, cámara de fotos digital, o la cámara de la compu, o la del teléfono, o la del Ipad 2, o la del Ipod Touch). Para que no queden dudas: Digitalizar con una cámara de fotos, significa simplemente “sacarle una foto” a dicho documento (y esa foto, automáticamente es nuestro archivo digital, o digitalización del documento en cuestión). Demasiado simple, no?
  2. Luego envío o transfiero dicho archivo a la compu y, muy importante, lo “nombro”. Por ejemplo: “2014-05-27 Registro de Conducir.jpg”. Nótese que empecé por una fecha y luego una descripción y en donde la fecha, es el AÑO/MES/DIA en el que vence mi registro. Este es un excelente tip para que los documentos digitalizados que tengan fecha de vencimiento (como las licencias de conducir, pasaportes, visas, etc.) queden ordenados en función de sus vencimientos y sea muy fácilmente tener presente dichas fechas para evitar que se nos venzan y llevarnos alguna fea sorpresa (desde una multa, hasta quedarnos “varados” en migraciones de Ezeiza). El formato del archivo, si puede ser en JPG, mejor (ya que ocupa menos lugar y tiene muy buen calidad).
  3. Una vez ya “nombrado” o “rotulado”, lo subo a una carpeta de mi cuenta de DROPBOX. En mi caso “Documentación Scanneada AH” dentro de una subcarpeta “Documentación con Vencimiento”. Esto queda al criterio de cada uno, por ahí alguien prefiere meterlo en una carpeta o sub carpeta que diga “Documentación Automóvil” (y en donde además del registro, decida guardar la cédula verde, etc.).
Con esto, ya tenemos todo listo para disfrutar de las ventajas de la digitalización. Y cuando tengamos que completar un formulario o cuestionario sobre cualquier asunto, podremos conectarnos a nuestra cuenta de DROPBOX desde cualquier computadora, notebook, Ipad, Iphone, Ipod, Blackberry, o dispositivo acorde y acceder instantáneamente a la información solicitada. Les aseguro que cuando están en una dependencia de la AFIP luego de 4 horas de cola y les preguntan un dato de esos que la mayoría de los mortales nunca tienen a mano (y por ende, no pueden completar el trámite) y uno desde su celular a través de DROPBOX puede contestar cualquier cosa, la satisfacción y sensación de felicidad es insuperable. También esto aplica en el caso de que uno esté de viaje y pierda su documentación. El saber que uno tiene todo ya escaneado y disponible en la nube, ayuda a superar el mal momento.

Este TIP que puede parecer un tanto “básico” es realmente muy pero muy útil. Te puede sacar de varios apuros (y te lo digo por experiencia propia). Haceme caso y ponelo en práctica. Y por si fuera poco, es de muy rápida implementación, lo podés hacer vos solo y todo este proceso es ABSOLUTAMENTE GRATIS!!

Debo admitir que soy una persona que cree que en lo relacionado a subir documentación a la nube, la relación “Beneficio vs Riesgo” está inclinada más para el lado del beneficio, y es por eso que me animo a hacerlo. Sin embargo, si sos de aquellos que considera una locura hacerlo, mi TIP es que hagas el paso 1 (digitalizar) y 2 (rotular en la compu) y en lugar de hacer el 3 (subirlo a DROPBOX) guardes todos los archivos en un dispositivo externo o portátil (por ejemplo, un pendrive, una tarjeta SD como las que se usan en varias cámaras de fotos, un Ipad, Ipod, Smartphone o un disco externo). Y cuando hagas un trámite lleves dicho dispositivo contigo y de este modo no hay riesgo de que nada ni nadie “robe” tu información. 

Otra variación de este TIP es: digitalizá TODO lo que lleves en la billetera y guardalo en algún lugar (por ejemplo, un pendrive). De este modo, si te la roban, podrás ver rápida y fácilmente todo lo que tenías en ella (tarjetas de crédito, débito, documentos, obra social, tarjeta de descuento como Club La Nación o Clarín 365, etc.) y hacer las denuncias y trámites pertinentes sin dudar sobre el contenido de la misma.

Y por último, la pregunta obligada: Vos ¿que estás esperando para digitalizar toda tu documentación?

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8 Comentarios  
  • Luis Herrera
    13/09/2011

    Excelente tip, Adrián! Tenemos las herremientas pero no siempre las usamos eficientemente.
    Particularmente, yo tengo casi todo en la nube, distribuido entre Google Docs, Dropbox, skydrive y UbuntuOne. Es cómodo y práctico y además un formateo de mi notebook (algo frecuente en mi) no me afecta en cuanto a perdida de info.
    Saludos!

          Reply  
  • Claudia Bergquist
    13/09/2011

    Gracias Adrian:
    MUY buen consejo y bien explicado. Solo necesito dedicarle un poquito mas de tiempo a dropbox y eso estará archivado y ´a mano´.
    THANX!

          Reply  
  • Vic
    14/09/2011

    Muy buen tip!, yo recomiendo evernote, que tiene versión para ipad y para iphone también y te permite hacer búsquedas dentro del texto de las cosas escaneadas, ya sean documentos, tarjetas o fotos de eventos! es genial.

          Reply  
    • Adrian Herzkovich
      14/09/2011

      Tal cual Victor. Excelente aporte el tuyo. Evernote es una excelente opción además de Dropbox. Te mando un abrazo! Adrián.

            Reply  
  • Luis Herrera
    14/09/2011

    Me permito agregar algo con respecto a Evernote: también tiene versión para Android y una cómoda extensión para Chrome, que se integra al menú contextual para capturar lo que estemos viendo en ese momento.

          Reply  
  • Laura
    16/09/2011

    Adrián

    Me gustó mucho el tip, porque muestra algo super accesible que no había visto.

    Mi mamá tenía siempre una carpeta para cada uno de nosotros llena de fotocopias que la salvaban en las circunstancias que bien describis.

    No había pensado en digitalizar los documentos, aunque tiene toda la lógica… una vez lo salvé a mi hermano enviándole una foto de tu pasaporte!

    Le voy a proponer a mi mamá hacer esta tarea en conjunto :)

    Saludos
    Laura

          Reply  
  • Week-Log.412
    25/09/2011

    [...] Adrian nos anima a digitalizar nuestra documentacion y ponerla en la nube… ¿y la seguridad? [...]

          Reply  
  • hernan
    26/09/2011

    Buena Info, leí hace un par de años un post en Lifehacker sobre hacer esto de digitalizar documentos importantes, ahora me lo haces recordar y voy a empesar a digitalizar toda mi documentación, si le queres dar un toque mas de seguridad en dropbox se puede usar algun software tipo http://dokan-dev.net/en/ y subir a dropbox, en Security by default hay un aritculo de como usarlo link adios!

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